Produktbeskrivelse

Produktbeskrivelse - oversigt

Revideret 03-12-2021

MIKROBIOLOGISK AFDELINGS DATA SYSTEM

MADS er et Laboratorieinformationssystem (LIS) til dataadministration og automatisk, standardiseret besvarelse af alle prøvetyper på en klinisk mikrobiologisk afdeling. De registrerede data kan genanvendes til akkumulerede opgørelser med henblik på fx. overvågning af den mikrobielle flora hos patienter på hospitaler og i almen praksis. Systemet er udviklet i en dansk klinisk mikrobiologisk afdeling og er derfor maksimalt tilpasset danske forhold såvel rent laboratoriemæssigt som i IT-tankegang, herunder med en naturlig tilpasning til danske standarder for kommunikation med omverdenen.

MADS har i en Oracle version været i drift siden 1994, og bygger på de indhøstede driftserfaringer på Klinisk Mikrobiologisk Afdeling på Århus Kommunehospital igennem 14 år (1980 - 1994) med 1. og 2. generation af systemet. Til 3. generation af systemet er nu føjet den funktionalitet, som relationsdatabasen ORACLE^® tilbyder. Det drejer sig først og fremmest om administration af data og beskyttelsen af disse i forhold til omverdenen. Der er reelt set ubegrænsede muligheder for løbende udvidelser og registrering af oplysninger.

De seneste år er den fortsatte videreudvikling, vedligeholdelse og support varetaget af MADS-gruppen, der i dag hører til på klinisk mikrobiologi, Aarhus Universitetshospital. Udviklingsarbejdet sker i tæt samarbejde med brugerne.

MADS anvendes bl.a. af 7 danske klinisk mikrobiologiske afdelinger, og er dermed det mest udbredte laboratoriesystem til klinisk mikrobiologi i Danmark.

RELATIONSDATABASE

MADS er en avanceret relationsdatabase bygget ovenpå en ORACLE^® Database. Den grafiske brugerflade (GUI) er tilgængelig fra ethvert gængs MS Windows^® styresystem.
Som relationsdatabase er flest mulige prøve- og rekvisitionsoplysninger systematisk kodede. Det gælder bl.a.:

Undersøgelsetype (fx Dyrkning og resistens, Chlamydia- eller Borrelia-undersøgelse),
Prøvemateriale (fx Podning, Ekspektorat eller urin)
Anatomisk lokalisation
Rekvirent (kundekartotek)

Særlige tekstangivelser som klinisk oplysninger eller prøvejournal vil naturligvis være bundet i tekstfelter.

I den daglige anvendelse vil angivelsen af en oplysning således ofte ske ved en kode. Koden er altid ledsaget af en kodetekst (fx. Undersøgelsestype: 11 [Dyrkning og resistens]) ligesom der er knyttet en værdiliste til hvert kodefelt. Relationsdatabasen understøtter også håndtering af flere undersøgelser på samme prøve og en prøvebesvarelse med angivelse af resistensmønster for flere fundne bakterier incl. kommentarer og evt. mikroskopiresultat.

MADS HOVEDMENU

Fra MADS hovedmenu er de enkelte funktioner (programmer) tilgængelig via menuer, der så vidt mulig, fra venstre mod højre, følger prøvens gang gennem laboratoriet.

Brugere er oprettet i og logger sig på MADS. Ved brugeroprettelsen tildeles brugere en rolle, som giver et målrettet programudvalg, fx. relevante programmer til rollen "læge", rollen "bioanalytiker", rollen "hygiejnesygeplejerske" eller rollen "administrator". Herved er skabt et fundament for sikkerhed og sporbarhed i systemet, hvor modtagelse (rekvisitionsregistrering), konferering og besvarelse af prøven "stemples" med tid og bruger-ID.
Brugeren kan også altid se hvilke prøver eller patienter denne har søgt eller gemt oplysninger på.

MANUEL PRØVE- OG REKVISITIONSREGISTRERING: Ved manuel prøveregistrering tildeles prøven et unikt laboratorienummer (stregkode- og nummerlabel), og rekvisitionsoplysningerne indtastes. I den fortsatte arbejdsgang med prøven vil laboratorienummeret udgøre identifikationen mellem prøven og rekvisitionsoplysningerne. I det papirløse laboratorium indtastes/indscannes prøvenummeret ved fornyet registrering på prøven (fx. resistens, bakterie, følgetekst).

ELEKTRONISK PRØVE- OG REKVISITIONSREGISTRERING: MADS kan modtage rekvisitioner på mikrobiologiske undersøgelser hvor XML eller EDI-fact standarden overholdes. Ved elektronisk rekvirering vil der igen ske en nummerering og kvittering af prøven idet rekvisition elektronisk godkendes i afdelingen. Tilsvarende kan prøvesvarene også afsendes elektronisk (se længere nede).

DYRKNINGSRESULTATER: Ved dyrkningsprøver kan der ske en nuanceret registrering af mikroskopi, resistenszoner, forgæringsresultater etc.
Systemet kan også automatisere en række forholdsregler, sådan at for bestemte patientgrupper, prøvematerialer eller bakterier vil bestemte resistensrækker, forgæringer eller svartekster være tilgængelige.

ANALYSEAUTOMATER: MADS kan kommunikere elektronisk med en række analyseautomater. I de fleste tilfælde vil prøveoplysninger automatisk overføres til analyseautomaten, og analyseresultaterne vil tilsvarende føres tilbage til MADS og kobles til den enkelte prøve eller isolat.
MADS-gruppen arbejder vedvarende på at understøtte de for brugergruppen mest relevante automatopkoblinger nu og i fremtiden. Automater, der følger ASTM protokollen (version 1381 og 1394) eller kan aflevere en struktureret csv-fil, vil let kunne opkobles til kommunikation med MADS.

SVARKONFERERING

I MADS er det muligt at lade en eller flere brugerroller konferere prøvesvar inden de sendes ud, elektronisk eller med brev. Konfereringen overvåges af systemet, således at alle eller relevante brugere kan se om og hvilke prøver, der stadig venter på besvarelse.

Illustrationen nederst til højre: Man kan til- eller fravælge, at der i alle åbne programmer vises konfereringsovervågning (Der tælles hvor mange B (bakteriologiske) og V (virologiske) prøver som venter på konferering).

BESVARELSER

Prøvebesvarelserne kan foregå manuelt eller elektronisk fra MADS. Endvidere kan systemet automatisk besvare alle negative prøver for valgte undersøgelser. Endelig gemmer systemet på svarhistorik, bredt tilgængelige oversigter over hvilke og hvor mange svar der er udsendt på samme prøve eller samme patient, og hvem der har sendt svarene.

Ved manuel prøvebesvarelse udskrives svarene til postforsendelser.
Ved elektronisk prøvebesvarelse sendes svarene i overensstemmelse med den elektroniske standard, der er vedtaget i MedCom regi.

STATISTIKUDTRÆK

Fra MADS er det muligt at udtrække faste periodiske rapporter til brug for både administration og klinisk overvågning. Det er også muligt at opsætte helt individuelle statistiske udtræk og enten udskrive eller eksportere dem. Statistikudtrækkene gemmes og kan med få modifikationer anvendes til fx. afdelingskonferencer, resistensovervågning eller hygiejneovervågning.

Kodningen af rekvisitions- og prøvedata og anvendelse af en kraftfuld relationsdatabase (Oracle) skaber den basis, der gør at MADS kan udføre avancerede statistikudtræk. Ud fra begrænsning af parametre vil der kunne skabes et nuanceret udtræk af prøvetyper, prøvematerialer, species, undersøgelser eller patienter fra en bestem afdeling, et bestem sygehus eller fx. bestemt aldersinterval. I det eksempel, der tidligere er henvis til udgør de centrale parametre som er blevet tilknyttet prøven under registreringerne, bl.a. følgende:

Patientoplysninger
Prøvematerialekode: urin
Rekvirent: AAPEBAK (eksempelafdeling i kundekartotek tilknyttet en større kundegruppe (Regionshospitalet Horsens) og hovedgruppe (Hospitaler))
Undersøgelse: Dyrkning og resistens.
Species: E.coli
Følgetekst: "herudover kun bakterier som efter deres art og ...." - ofte anvendte følgetekster (stempler) er kodede
etc. vedr. resistenser, forgæringer , mikroskopi osv.

Et statistikudtræk hvor denne prøve vil blive medtaget kan fx. forekomme ved følgende handling (parameterbegrænsninger) i MADS' statistikmodul:

Alle Urinprøver (prøvemateriale=urin) fra en rekvirenten (Kundekode=AAPEBAK) hvor der er fundet E. coli (Species) i år 2012 (udtræksperiode: 01.01.2012 - 31.12.2012).
Alle prøver hvori der var E.coli (Species) fundet på Regionshospitalet Horsens(kundegruppe) i 1. kvartal 20012 (udtræksperiode: 01.01.2012 - 31.03.2012) og fordelt på afdelinger.

OPBYGNING: MADS anvendes i et lokalt netværk (LAN), hvor brugere fra forskellige pc'ere (klienter) logger sig på MADS serveren, som er etableret "ovenpå" en Oracle® database. Adminstration af MADS og brugere sker fra en pc med ekstra Oracle værktøjer (Oracle Developer og Enterprise Manager) på.

ORGANISATIONEN

MADS udvikles og supporteres af MADS-gruppen i tæt samarbejde med brugerne.
Hver afdeling har et antal superbrugere, som varetager den daglige support, og som oprindelig er blevet uddannet til at vedligeholde afdelingens egen opsætning af MADS.
Superbrugere tilbydes kurser (3-6 gange om året) indenfor udvalgte områder af MADS.
2 gange om året afholdes et MADSbrugermøde hvor nye funktioner præsenteres og brugerønsker og tema'er i tilknytning til MADS diskuteres.
Alle brugere og interesserede har desuden adgang til den elektroniske dokumentation og brugermanual, MADS Online Manual.