MADS
MANUAL
KURSER
BRUGERMØDER
MDS-KODER
BESKRIVELSE

powered by FreeFind
Hent rekvisition
Introduktion
Programmet Hent rekvisition anvendes til at kontrollere (eventuelt rette), godkende eller videresende elektroniske rekvisitioner i MADS. Godkendelsen består i at knytte alle oplysninger til et laboratorienummer, hvis label hæftes på prøvematerialet.
  • Felt fremhævet med gult: Oplysningen er ukendt eller ikke udfyldt. Rekvisitionen kan ikke gemmes i MADS så længe der er en gul markering. Fejl kan både skyldes forkert registrering ved rekvirenten og mangler i jeres lokale repertoirefil eller i kundekartotek.
  • fed rød markering i bunden af programbilledet: Der er sendt elektroniske rekvisitioner med fejl, som forhindrer at de kan modtages i MADS, fx. at rekvisitionsnummeret er anvendt tidligere. Disse Rekvisitioner vises ikke i dette program, men skal kontrolleres i programmet Overfør rekvisition. Kontakt din lokale MADS-ansvarlige eller MADS-gruppen hvis du er i tvivl om eventuelle fejl.
  • Søger du pĂĄ en tidligere godkendt rekvisition, vil en alarm forælle at den er godkendt, og at du kan se rekvisitionen i Godkendte rekvisitioner.
  • Hvis 2. eller 3. bloddyrkningskolbe ankommer efter rekvisitionen på første kolbe er godkendt, gives der mulighed for at notere de(n) næste kolbe(r) på rekvisitionen via alarmen om, at rekvisitionen er godkendt.
  • Der kan modtages flere glas (glasnumre) fra samme prøvemateriale til samme undersøgelse pĂĄ samme patient, hvis det dels er opsat i KMA-oplysninger, dels markeret pĂĄ den ønsket undersøgelse og dels opsat i MDS-koden.
  • Det er muligt, at tilføje eller fravælge en rekvireret undersøgelse, og se hvornår der sidst er rekvireret samme undersøgelse på patienten. Hvis der rettes ønsket undersøgelse, prøvemateriale eller anatomisk lokalisation, testes det op imod MDS-tabellen.
  • Via genvejsmenu kan den godkendte prøve ĂĄbnes i Forside, hvorfra grundoplysningerne kan rettes og prøven eventuelt kan kopieres.
  • Det er ogsĂĄ muligt at udskrive labels med prøvenummeret, udskrive rekvisitionen og opsplitte rekvisitionen i to nummerserier (til to interne laboratorieafsnit eller til bĂĄde internt og eksternt laboratorieafsnit).
  • Faciliteten til videresendelse af prøven er klargjort, men opsætningen skal aftales med bĂĄde VANS leverandøren og MADS-gruppen.
Hvad vil du?
Kontrollere og godkende elektroniske rekvisitioner

a. Rekvisitionen FØR rettelser:

b. Rekvisitionen EFTER rettelse af Afsender og tildeling af laboratorienummer:

c. Rekvisitionen EFTER accept i MADS:

d. Rekvisition EFTER accept og rettelse af ekstra undersøgelser:

e. Rekvisition EFTER accept - Genvejsmenuen til fx Forside, Mikroskopi eller Dyrkning:

Forskrift
Feltnavn (samtidig link til illustrationen) Forskrift for at hente rekvisition
 100064706480 
  1. Når programmet åbnes står markøren i søgefeltet øverst til venstre (fed talskrift og grå bund).
    Der er 5 muligheder:

    1. Søg rekvisition: Scan rekvisitionsnummeret (eller Tast nummeret → [F8] (udfør søg)), der er hæftet på prøvematerialet. Er rekvisitionen kommet, vil rekvisitionsoplysningerne vises i hele højre side. De øvrige ventende rekvisitioner gøres midlertidigt usynlig i tabellen.
      Hvis rekvisitionen tidligere er godkendt viser MADS en alarm, som giver mulighed for at du kan se den tidligere godkendte rekvisition:

      Klikker du på "Ja" føres du over i Godkendte rekvisitioner. Herfra kan du fx. også føje 2., 3. eller 4. bloddyrkningskolbe til samme rekvisition (såfremt de er kommet uafhængig af 1. kolbe).
      I KMA-oplysninger (fanebladet Rekv. programmer) kan aktiveres, at rekvisitioner kan kobles til samme prøvenummer. Er en tidligere rekvisition på samme patient og med samme prøvemateriale og lokalisation modtaget, vil viste alarm (og mulighed) fremkomme:
  1. Se alle ventende rekvisitioner: Alle ikke godkendte rekvisitioner ser du i tabellen under søgefeltet. Tast [F4] (næsteblok) eller klikke i listen med prøvenumre og 'bladre' mellem dem med [PIL OP/NED]. Det er muligt at søge på cpr-nummer i listen.
  2. EPJ rekvisitioner "på hotel": Søges en rekvisition, bestilt til et andet laboratorium i samme EPJ-system, kan den alligevel indlæses - typisk en fordel, når to eller flere laboratorier skal dele vagtprøver. Ved søgningen af denne type rekvisitioner giver MADS et alarm-spørgsmål om hvorvidt rekvisitionen ønskes indlæst.
  3. Videre send: Rekvisitionen videresendes til andet mikrobiologisk laboratorium - se vejledning længere nede på denne webside.
  4. oPsplitning af prøven: Prøven deles i to eller flere prøvenumre, fx fordi nogle undersøgelser laves i andet laboratorium. Rekvisitionen kan deles, og en del kan videresendes til andet laboratorium eller blot udføres i et andet laboratorieafsnit - se vejledning længere nede på denne webside.
Rekvisitions-
oplysningerne
  1. Laboratorienummeret sættes på prøvematerialet. Laboratorienummeret scannes eller tastes ind:

    Kontrol på feltet sikrer at prøvenummer kun er nuværende/foregående år. Bruger afdelingen synonymer for serie (prøvetypen) i stregkoden pĂĄ labelen, skal markøren stå i nummerfeltet (ikke seriefeltet eller årstalsfeltet) inden scanning. BEMÆRK, at du kan indstille MADS til automatisk at springe til nummerfeltet fremfor til Seriefeltet. Det sker i "KMA-oplysninger" -> fanebladet "Elektronisk kom." -> feltet "Indtastningform ved rekv."
    Idet prøvenummeret angives, fremhæves feltet under med teksten  Tryk F2 for godkendelse . Vent lidt endnu med at godkende rekvisitionen!
  2. Kontrollere og rette rekvisitionsoplysninger.
    Er der felter, hvor oplysningen er obligatorisk men mangler, ikke er kendt eller ikke overholder standarden, vil de være fremhævet med gult. Rekvisitionen kan ikke gemmes i MADS så længe der er en gul markering. [F9] (værdiliste) kan bruges i felterne. Fejl kan både skyldes forkert registrering ved rekvirenten og mangler i jeres lokale repertoirefil eller kundekartotek.
    Oplysningerne "Afsender", "Modtager", "Undersøgelse", "Prøvekat.", "Anat.lok", "Materiale", "Side" og "Nummer" kan alle rettes. Rettelser gemmes med  [F10](Accepter).
    For tilføjelse af en EKSTRA undersøgelse eller fravalg af undersøgelse, Projekttilknytning, Bemærkninger og/eller Prøvejournal-oplysninger se punkt 8 og fremefter. Hvis "Samtykke nægtet" er markeret, vil der kun blive sendt svar til rekvirenten og eventuel kopisvar-modtager. Hverken MiBa, EPJ eller andre vil modtage svar.
    Er der anført IUPAC-koder (NPU-koder fra biokemi) for undersøgelserne vil de automatisk blive konverteret til MDS-koder, der hvor mapping er lavet i den landsdækkende MDS-tabel. Er knappen "supplerende oplysninger" synlig

    vil du endvidere kunne se om prøven er rekvireret gennem biokemisk afdeling.
Rekvisitions-
oplysningerne
  1. Oplysninger i feltet "Lok.detalje" BØR flyttes op i kode for anatomisk lokalisation ("Anat.lok.") og/eller "Side". Ændres der ikke på indholdet i lokationsdetalje, flyttes indholdet over til indikationsoplysningerne ved godkendelse af rekvisitionen. Igen gemmes rettelser med [F10](Accepter).
  2. Eventuelle promptbesvarelse, herunder indikation og antibiotika før og efter, vil også være synlige i den nederste del af oversigten. I dyrkningsbilledet vil der være en lilla markering under indikationsoverskriften for disse oplysninger. I bĂĄde Hent rekvisiton, Dyrkning og Mikroskopi-programmerne vil der være en orange farvemarkering pĂĄ promptsvar, som i de landsdækkende MDS-koder har fĂĄet knyttet farvemarkering til sig, fx "ja" til patienten har blodig diarĂ©.
  3. I feltet til venstre for "Alder" kan du se antallet af prøver for denne patient:

    og dobbeltklikke hvis du vil se patientens prøveoversigt.
  4. Tilsvarende kan du i feltet til højre for ønsket undersøgelse se antallet af prøver fra patienten med samme ønsket undersøgelse, fx. at samme patient har for 5. gang undersøges for "Parasitter og tarmpat. bakt.":

    Patientens prøveoversigt vises også hvis du dobbeltklikker i dette felt. Længere til højre på samme linje vises datoen for hvornår patienten sidst har fået foretaget samme mikrobiologiske undersøgelse og hvilken pladekategor/udsĂĄningskode der er knyttet til MDS-koden (info til udsĂĄningsrobot).
Prøvenummer
F 000002 14
  1. Nu godkendes rekvisitionen i MADS med  [F2](Besvar). Efter godkendelse vil feltet, der førhen havde en rød markerning blive hvidt med teksten "Godkendelse er udført":

    Bemærk, at der kan komme en alarm i 3 situationer:
    1) Hvis du har rettet i undersøgelse/rekvisition/lokalisation og kombinationen (MDS-koden) ikke findes i det landsdækkende repertoire;
    2) Hvis der er mere end 30 dage mellem prøvetagningsdato og modtagelsesdato. Du kan vælge at beholde forskellen, lade MADS rette prøvetagningsdato'en til 30 dage før, eller manuelt rette prøvetagningsdato'en, før rekvisitionen godkendes;
    3) Hvis en anden rekvisition er modtaget på samme prøvenummer, og prøven siden er slettet i Forside, men prøvenummeret stadig er bundet til den tidligere elektroniske rekvisition - i dét tilfælde lukkes prøven op i Godkendte rekvisitioner.
Supplere oplysninger
  1. Først nu dukker mulighederne under "supplerende oplysninger" nederst til højre frem:

  2. Klik på knappen for det, du skal rette. I eksemplet er der klikket pĂĄ knappen
    1. Undersøgelse. Idet rekvisitionen blev godkendt kan der være tilføjet ekstra undersøgelser automatisk, men ellers kan disse tilføjes. Desuden kan du ændre pĂĄ hvilken af flere undersøgelser, der skal være hovedundersøgelsen. Det er også muligt at fravælge en undersøgelse ved at klikke til venstre for undersøgelsen i oversigten for oven.Gem ændringer med  [F10](Accepter). Hvis du klikker på indikation har du også mulighed for at vælge om indikationen skal med på svar.
  3. Når du vil knytte et stempel til rekvisitionen, kan du søge blandt stempler med [F9] (værdiliste).
Udskriv rekvisition/stregkodelabel
  1. Ligesom de supplerende oplysninger vises knapperne Udskriv rekvisition og
    Etiketter nu. Brug dem, hvis rekvisitionen eller ekstra labels skal udskrives på nuværende tidspunkt. Ellers kan den enkelte eller en hel serie elektroniske rekvisitioner udskrives fra programmerne Udskriv rekvisitionsliste eller Udskriv rekvisitioner i prøvenr. interval. Uanset hvor rekvisitionen udskrives er formatet styret af valget i feltet "Rekvisitionsudskrift" (KMA-oplysninger → fanebladet "Elektronisk kom"). Bemærk ogsĂĄ, at knappen Etiketter kun er synlig sĂĄfremt der er knyttet en etiketteprinter til din PC i programmet Etiketteprinter.
Genvejsmenuen
  1. Du kan gå direkte til prøven i Forside (MADS-menu: Genvejsmenu -> Forside), hvorfra oplysningerne kan rettes eller du kan kopiere prøvenummere, hvis der er behov for det.
Modtag ny rekvisition
Modtag ny rekvisition
  1. Stil markøren i rekvisitionsnummerfeltet og begynd forfra med næste elektroniske rekvisition. 
Videresende rekvisitioner

a. Videresendelse af rekvisitioner forudsætter, at der i KMA-oplysninger er knyttet en prøvetype til automatisk nummerering og stempel til markering af, at prøven videresendes. Prøvetypen kan være selvstændig eller en allerede anvendt. Af hensyn til svar til originalrekvirenten skal (eget) laboratoriet, der videresender rekvisitionen (og prøven) anføres med kundekoden i feltet Prøvetager.

b. Dernæst skal laboratorier være sat op til at kunne modtage rekvisitioner, hvilket gøres i kundekartoteket. Markeres feltet Kan modtage rekvisitioner? åbnes yderligere felter til angivelse af fast stempel og om laboratoriet er eksternt. Angiv det stempel, der skal stå på svar til originalrekvirenten ved videresendelse af prøven. Markér ekstern laboratorium? hvis prøven skal videresendes udenfor regionen. I fx region syddanmark skal der ikke markeres i ekstern laboratorium?, hvis rekvisitionen videresendes til et andet MADS-laboratorium i regionen, da forsendelsen istedet sker direkte fra MADS-database til MADS-database.


c. Søg rekvisitionen i Hent rekvisition. Klik på knappen Videresend. Rekvisitionen nummereres automatisk med serien angivet til videresendelse i KMA-oplysninger, og MADS foreslår de laboratorier, der er sat op til at kunne modtage videresendte rekvisitioner. Markér det relevante laboratorium og tryk derefter på Send. Rekvisitionen/prøven dannes i MADS og påføres det videreforesendelses-stempel, der er angivet for kunde i Kundekartoteket. Herefter afslutter MADS prøven, sender et svar til originalrekvirenten, og videresender rekvisitionen til det valgte laboratorium.

Opsplitte rekvisitioner
a. Rekvisitionen rettes og modtages:
Angiv prøvenummer (i eksemplet "S") på undersøgelse(r) (I eksemplet "301 Antistof mod Cytomegalovirus"), laboratoriet selv udfører. Godkend rekvisitionen med [F2] og klik på knappen oPsplitning af prøven.
b. Den videresendte undersøgelse angives:
Angiv prøvenummer (i eksemplet "O") på undersøgelse(r) (I eksemplet "310 Borrelia - antistof"), andet laboratorie/laboratorieafsnit udfører. Prøvetypen, der anvendes til videresendelse af prøver, skal være oprettet i Prøvetyper pr laboratorieafsnit. Ligeledes skal der i KMA-oplysninger - > faneblade Elektronisk komm. være angivet, at prøvetypen står til at kunne videresendes. Endelig skal det laboratoriet, der videresendes prøve til, være oprettet i kundekartoteket til at kunne modtage rekvisitioner med angivelse af stempel.
Hvis prøvetypen er sat til automatisk nummerering i Prøvetyper pr laboratorieafsnit, vil den viste Alarm fremkomme. Er det kun den ene, der skal videresendes trykkes altid "Ja". Hvis der er flere undersøgelser, som skal videresendes på samme prøvenummer, trykkes "Nej" for de efterfølgende, da de jo skal have samme nummer, som den første undersøgelse.
c. Dan opsplitning af prøven:
Klik på knappen Dan opsplittede prøver!.
d. Godkend opsplitning af prøven:
Markér den enkelte prøve og klikk på knappen goDkend, hvis opsplitningen kan godkendes. Er der opsplittet til flere end 2 prøvenumre, vil de skulle godkendes enkeltvis.
e. Godkendte prøver:
Til højre for prøvenummeret vinges af og fremhæves med orange kant, at prøven er godkendt.
f.Udskriv etiketter:
Herefter kan du udskrive stregkode-etiketter på hvert af de markerede nye prøvenumre via knappen Etiket. Angiv antallet af etiketter
du ønsker og klik pp Udskriv i dialog-boksen. Markér den prøve, der skal videresendes til andet laboratorium, og klik på knappen Send til andet laboratoriun.
g.Videresend prøve/rekvisition:
Fra listen af afsendere/kunder, der kan modtage rekvisitioner (angivet på den enkelte afsender i Kundekartoteket) vælger du det relevante laboratorium og klikker på Send og Udskriv. Herefter vil der blive udskrevet en PTB samtidig med rekvisitionen sendes elektronisk.
GenĂĄbne rekvisitioner

En elektronisk rekvisition bør kun undtagelsesvis slettes (Marker den på listen →  [SHIFT + F6](Slet rec.) → [F10](Accepter)), hvis den ikke anvendes i MADS. Slettede rekvisitioner forsvinder og kan IKKE gendannes eller dokumenteres, sĂĄ vær forsigtig!

Hvis rekvisitionen er modtaget på fx. forkert prøvenummer eller med forkert prøvemateriale eller undersøgelse, kan rekvisitionen "genåbnes" dvs bringes tilbage til en tilstand, hvor den igen kan modtages i MADS.
Først slettes prøven i Forside → 
Dernæst gĂĄr man ind i Hent rekvisition og henter den igen → 
MADS spørger om rekvisitionen skal genåbnes:

 →  Der klikke "Ja"→  I "Godkendte rekvisitioner" trykkes pĂĄ
knappen GenĂĄbn rekvisition>:

"Godkendte rekvisitioner" lukkes, og rekvisitionsnummeret kan søges frem igen, rekvisitionen rettes, nummereres og modtages.


MADS - Klinisk Mikrobiologi - Aarhus Universitetshospital -  Region Midt - Palle Juul-Jensens Boulevard 99
DK-8200 Aarhus N - DENMARK - Tel: (+45) 2427 9566 / 3071 5558 / 2126 7801- Email: herlau@rm.dk